Las claves de una buena historia (y de una buena presentación)

Una presentación efectiva implica una buena narrativa. Como ya sabemos, no alcanza con exponer datos y citar a expertos. También hace falta llegar al corazón de la audiencia y aquí es donde las historias son insustituibles. Una buena presentación incluye la historia por la cual el presentador se para frente a su público y cuenta porqué está preocupado, contento o lo que sea que quiera compartir con su auditorio. Una historia pertinente y bien narrada es una de las mejores herramientas para generar empatía y evitar la desconexión de la audiencia.

Y aunque algunas personas tienen un talento natural para narrar, lo cierto es que esta habilidad puede desarrollarse. La que sigue es una conferencia TED de Andrew Stanton, el guionista y director de cine estadounidense responsable de películas exitosas como WALL-E y Buscando a Nemo. En su exposición Stanton nos revela algunas técnicas que desarrolló durante su trabajo en Pixar; técnicas que son tan útiles en una película como en una presentación. Espero que la encuentren interesante y la disfruten tanto como yo.

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Bocetos y garabatos, dos herramientas poderosas

Garabatear es algo natural en los seres humanos. Basta con darle papel y lápiz a un niño para que empiece a dibujar con soltura, sin miedos ni respeto a leyes de composición, armonía, etc. Sencillamente, se expresa y nos muestra orgulloso su obra.

Los diseñadores usamos un tipo de garabato que llamamos bocetos o esquemas y aunque pueden tener distintos niveles de acabado, a menudo se reducen a unos simples trazos. Además, comparado con los garabatos infantiles, el bocetado tiene un valor adicional. En las actividades proyectuales (como una presentación), el boceto es una herramienta fundamental para la exploración de las diferentes formas que puede tener el diseño final.

bocetosArriba: Bocetos y diapositivas finales de una presentación con consejos de diseño de presentaciones. El archivo está subido a la plataforma de Slideshare y puede verse aquí

Por lo tanto el bocetado con papel y lápiz es un importante paso previo al trabajo definitivo. Incluso unas pocas rayas en una servilleta bastan para dar el puntapié inicial de una presentación maravillosa. A diferencia de este método, el comenzar directamente en la PC a menudo conduce a resultados visualmente pobres y poco claros. Los que siguen son algunos de los motivos por los cuales es recomendable explorar ideas con garabatos. No se preocupen, ya habrá tiempo de usar la computadora en la etapa de producción de las diapositivas.

  1. Es rápido. El bocetado es un modo veloz y nada costoso de refinar ideas antes de plasmarlas en una imagen final, la que a menudo requiere más esfuerzo en un programa de edición específico. Mientras estamos en la etapa de bocetos, si descubrimos que una imagen no funciona, podemos revisarla o reemplazarla. Todo lo que se necesita es otro boceto. Si en cambio buscamos durante 40 minutos una imagen específica que luego descubrimos que no era la más pertinente, habremos desperdiciado un tiempo tan valioso como irrecuperable.
  2. Ayuda a explorar. Como vimos, el bocetado a mano es una herramienta fundamental del pensamiento visual. Es muy útil para investigar las diferentes direcciones que puede tomar nuestro diseño. En esencia, ayuda a generar un rango de soluciones gráficas para un problema particular y luego elegir la más adecuada.
  3. Promueve el perfeccionismo. Como el bocetado ayuda a explorar múltiples direcciones, es un moderador del impulso que nos lleva a “casarnos” con la primer idea que tengamos. Al examinar varias ideas al mismo tiempo podemos comparar su efectividad e incluso combinarlas para generar algo nuevo y mayor que cada concepto individual.
  4. Recibe opiniones conceptuales. Los bocetos son, por definición, un trabajo en proceso. Nadie los confunde con el trabajo final. Por esto es más fácil que al mostrarlos para pedir opinión, las personas se enfoquen no en las fuentes o los colores sino en el concepto clave que queremos transmitir. Si en cambio mostramos una imagen muy pulida mientras aún estamos trabajando en el concepto principal, la gente tenderá a opinar en términos estéticos o creerá que es demasiado tarde para discutir a nivel conceptual.
  5. Todos pueden hacerlo. No se requiere saber dibujar para esquematizar ideas. Por lo tanto, quien tenga coordinación de manos y ojos puede plasmar sus conceptos con lápiz y papel. Y al traducir esos conceptos abstractos en algo tangible, visual, podemos compartirlos con otra gente e invitarlos a que garabateen sus ideas sobre las nuestras.

A menudo esta práctica conduce a la generación de nuevas ideas y nuevas materializaciones. Además es otra manera de recuperar el niño que aún conservamos en un rinconcito y liberar nuestra creatividad, disfrutando del proceso de creación de nuestra presentación.

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El desenfoque como recurso para enfocar la atención

Los seguidores del blog saben que uno de los principios fundamentales del mismo es la preferencia por las imágenes, a fin de ilustrar el discurso en vez de transcribirlo en las diapositivas. Además de ser pertinente, una buena fotografía debe estar bien iluminada, bien compuesta y bien enfocada ¿verdad? Bueno, no siempre.

Desenfocar para enfocar

Si es intencional y planificado, un cierto nivel de desenfoque puede ser útil. Es otra manera de generar contraste, uno de los principios fundamentales para diferenciar lo principal de lo secundario. De este modo, aquello que quede en foco se percibirá como más importante que los elementos desenfocados. La mirada se dirigirá primero hacia la figura bien definida mientras que el resto será considerado como fondo, y por lo tanto, accesorio.

blur1Este efecto puede ser logrado al tomar la foto o después. En el primer caso es necesario indicarle a la cámara dónde poner el foco antes de disparar. En el segundo, se requiere manipular digitalmente la imagen mediante un programa adecuado. Las aplicaciones para lograr esto son numerosas, multiplataforma e incluso gratuitas. Una de ellas es TiltShift, un editor en línea simple pero poderoso, ya que además de desenfocar permite ajustes de color, luminosidad y peso del archivo.

blur3Arriba: TiltShift en acción y desenfocando radialmente una imagen subida a su versión on line mediante el botón open. Los resultados se graban haciendo clic en save.

Desenfocar para despegar un elemento de la imagen

Con TiltShift es posible desenfocar (técnicamente se le llama reducir la profundidad de campo) de manera radial o lineal para separar un elemento del resto de la foto. Esto genera una perspectiva atmosférica que despega ese motivo del fondo, porque los elementos enfocados se interpretan como más cercanos, mientras que los que quedan fuera de foco se perciben como alejados. Así es posible aprovechar esta distancia aparente para establecer jerarquías ajustando la cantidad (en el programa se llama strength) de desenfoque.

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Desenfocar para destacar el texto

Otro uso práctico del desenfoque es la creación de espacio vacío. Ya sea que lo apliquemos en forma parcial o a toda la imagen, el efecto reduce la prominencia (ruido) de una zona que resulta así más apta para contener texto de un modo más legible. Tal como se puede ver en el ejemplo siguiente, el texto gana legibilidad cuando los detalles de la foto de fondo se eliminan mediante el desenfoque.

blur5Arriba: El fondo se destaca demasiado y afecta la legibilidad del texto. Abajo: Unos ajustes mínimos en TiltShift bastan para solucionar el problema.

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Desenfoque creativo

Los ejemplos anteriores son apenas un botón de muestra de lo que puede lograrse con el desenfoque. Si bien la potencia de los programas suele estar en relación directa con las posibilidades de obtener mejores resultados, muchas veces solo se requiere algo de paciencia para experimentar con herramientas modestas y lograr el efecto deseado. Es otra manera de liberar nuestra creatividad y divertirnos durante el proceso de diseño de una presentación.

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Slideshare en nuestros celulares

La popular red social para compartir presentaciones tiene sus versiones para teléfonos inteligentes basados en iOS y Android, listas para descargarlas desde sus sus respectivas tiendas: Apple Store y Google play. Con la nueva versión de esta aplicación es posible compartir nuestras presentaciones favoritas en SlideShare, LinkedIn, Facebook y Twitter. Y si estamos ocupados, podemos guardar ese contenido que nos interesa para leerlo más tarde, incluso si no estamos conectados a Internet.

En cuanto a las personas que estamos siguiendo, seremos notificados cada vez que suban contenido o les guste otra presentación. Obviamente, esto vale también para quienes nos siguen. Las mejoras incorporadas en esta app la hacen más veloz y simple, optimizando la búsqueda de contenido relevante y su clasificación temática. Ahora la reproducción de las presentaciones es más fluida y a pantalla completa. En cuanto a sus fallas, los desarrolladores aseguran haberlas reducido. ¿Lo mejor de todo? Sigue siendo gratuita.

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¿Fondo claro u oscuro?

Habitualmente, la lectura de textos se facilita cuando el fondo es claro y la tipografía es negra. Lo contrario resulta cansador a la vista (piensen cómo sería leer un libro o el diario en esas condiciones) y solo se recomienda para enfatizar o destacar un texto breve, como un titular o un slogan. Pero como saben los seguidores del blog, una diapositiva efectiva es más visual que textual y por lo tanto, invertir el texto es un recurso válido en las presentaciones. ¿Pero en qué medida?

Depende, todo depende

Desde un punto de vista práctico, los fondos oscuros se ven mejor en la pantalla de una PC o una TV. En el caso de una proyección es conveniente que la zona donde se ubica la pantalla quede lo suficientemente oscura para ofrecer un buen contraste. En general, los fondos oscuros son apropiados para presentaciones con varias diapositivas. Imaginen atender una presentación con 100 diapositivas con fondo blanco durante una hora ¡Sería como mirar una lámpara ese mismo tiempo!

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Por otra parte, los fondos blancos tienen a su favor que se ven independientemente de la calidad del proyector, de la pantalla o de la luminosidad del entorno. Además aportan cierto aire de informalidad que contrasta con la seriedad de los fondos negros. En este sentido, demasiadas diapositivas oscuras dejarían de ser formales para adquirir un tono más bien lúgubre.

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Entonces, respondiendo a la pregunta inicial, la mejor respuesta es que no hay una mejor opción. Ambos fondos son apropiados en las circunstancias correctas y una buena estrategia los combinaría para aprovechar lo mejor de ambos. Esto brindaría un resultado elegante en la variedad, manteniendo el interés y evitando la monotonía. Como en otros aspectos de la vida, es una cuestión de equilibrio y criterio.

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TEDx Córdoba en YouTube

La versión cordobesa de TED ya cuenta con su última edición subida a la plataforma de YouTube. Para quienes no tuvieron la posibilidad de seguir el evento en forma presencial o desde algún dispositivo el pasado 23 de agosto, los organizadores han colgado un compacto con lo mejor de las conferencias. El link es el que sigue:

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Si lo puedes mostrar, no lo cuentes

Cuando se usan correctamente, las ilustraciones, fotos y videos son un recurso de mucha efectividad en las presentaciones. La estrategia consiste en usarlas como complemento de la exposición oral para iluminar aspectos oscuros, visualizar relaciones que podrían quedar ocultas y en general, favorecer la comprensión. El que sigue es un ejemplo de una campaña de Greenpeace para proteger los glaciares argentinos.

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Arriba: Póster que muestra el retroceso de los glaciares en 78 años. El recurso del antes/después es tan contundente que exime de mayores datos para comprender la magnitud del problema.

En general, las imágenes son comprendidas de manera más directa que los textos. Las personas leen un texto o escuchan a un orador en un proceso secuencial, lineal y paso a paso. El mensaje se entiende a través de una suma progresiva en la que se van comprendiendo letras, palabras, frases y párrafos. Una imagen en cambio se entiende de modo simultáneo y global, ya que todas sus partes se perciben como un todo y se procesan a la vez. Joan Costa, maestro de varias generaciones de comunicadores, dice al respecto:

costa“El placer de percibir imágenes no es abstracto o intelectual sino visual y directo, pues a diferencia de los mensajes secuenciales, en las imágene no hay un tiempo impuesto por el autor. En la imagen, todo lo que hay que ver está aquí de una sola vez; la imagen presenta sincrónicamente incluso procesos que, en realidad, son diacrónicos.”

Además de ser más directas, las imágenes impactan a nivel emocional de un modo que es difícil de lograr mediante la palabra (salvo que seamos excelentes oradores). Para la mayoría de los presentadores, una buena imagen ayudará a establecer una conexión emocional con su audiencia, algo imposible de lograr solo con la exposición de datos.

Por ejemplo, si debo exponer acerca de Córdoba, Argentina, seguramente recurriré a algunas cifras ilustrativas sobre su superficie y habitantes, por ejemplo. Pero en vez de recurrir a las clásicas viñetas, listados y tablas, puedo situar esas cifras en su contexto para visualizar la información.

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cba4Arriba: A la hora de exponer aspectos culturales, geográficos e históricos, las fotos y videos son poco menos que irreemplazables para lograr un impacto emocional.

Como revelan los ejemplos anteriores, a través de las imágenes puedo llegar tanto al corazón como a la mente de la audiencia. Con ellas puedo lograr que los asistentes sientan lo que yo siento, ya que es insuficiente si solo me entienden a nivel racional. Como en otros aspectos de la vida, en las presentaciones las emociones cuentan mucho.

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Empezar off-line es como tener un GPS para presentaciones

¿Qué es lo primero que hace la mayoría al empezar a armar una presentación? Lo habitual es abrir la notebook y cargar algún programa como PowerPoint, Prezi o Keynote. Sin embargo, este método es poco efectivo. Un mejor enfoque consiste en alejarnos de la computadora y empezar en modo analógico, garabateando ideas con lápiz y papel para no perder de vista lo importante: los conceptos a transmitir y su estructura.

Puede hacerse en un bloc de notas, en una pizarra o en notas autoadhesivas (mi medio favorito). Independientemente del soporte elegido, este método analógico no solo es más rápido que el habitual: también es más eficiente en términos comunicacionales. Estar desconectados nos brinda más libertad para explorar las ideas y organizarlas en un guión. Una vez decidida la estructura y la manera en que serán ilustradas esas ideas, es hora de encender la computadora para generar las diapositivas.

Además, al planificar en modo digital corremos el riesgo de no ver el panorama completo de la presentación. Empezar directamente en el programa equivale a subirse a un auto, arancar en un punto A y continuar conduciendo hasta un punto B sin saber el camino, el estado de la calle ni la duración del viaje. Simplemente se conduce hasta llegar a destino. Una mejor opción consiste en consultar un GPS y trazar una hoja de ruta, analizando la mejor manera de ir a donde pretendemos. Esta última estrategia es similar a planificar una presentación de manera analógica. Primero comenzamos con una vista general, luego analizamos y resolvemos problemas particulares. Solo después de esto, arrancamos.

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La ventaja de este método es que no depende de nuestra habilidad con un programa para ser efectivo. Al comenzar en modo digital es fácil extraviarse tratando de resolver un efecto que, al final, decidimos que no era necesario. Si después de planificarlo analógicamente resulta que no sabemos materializar algún efecto, siempre podemos pedir ayuda a alguien más; pero con la convicción de que dicho recurso será útil.

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El generador de paletas cromáticas más simple de todos

Después de pulir el guión y de tener en claro nuestro punto central y su importancia para la audiencia, es hora de materializar las ideas. Una preocupación recurrente en esta etapa es cómo definir una paleta cromática apropiada. Como vimos en otra entrada, una estrategia consiste en extraer los colores de una foto representativa del tema a exponer mediante Kuler, una herramienta on line desarrollada por Adobe. Sin embargo, cuando el tiempo apremia o se carecen de conocimientos básicos de teoría de color, Kuler puede resultar demasiado.

Un chico nuevo en el barrio de los generadores de paletas

En esas ocasiones, Palette Generator quizás sea una mejor opción. Al igual que Kuler, es una aplicación on line y gratuita pero mucho más simple. Al ingresar a su sitio web veremos una pantalla inicial con un anuncio publicitario, íconos de redes sociales, una breve explicación del sitio y lo fundamental: un botón que nos pide seleccionar una imagen de nuestro disco.

Captura de pantalla 2014-08-20 a la(s) 08.53.52Arriba: La espartana pantalla de inicio solicita la carga de una imagen mediante el botón “select image”.

Luego de subir la imagen elegida, la aplicación requiere seleccionar una parte de la imagen. Para esto es necesario llevar el cursor hacia la foto. Al hacerlo, el cursor se transforma en una cruz que nos permitirá marcar la selección y hacer ajustes tirando de los nodos cuadrados. Hecho esto, es necesario confirmar el proceso con un clic en “Submit the Selection” para que el programa nos devuelva por defecto una paleta de 5 colores.

Captura de pantalla 2014-08-20 a la(s) 10.47.54Arriba: La selección de una parte de la imagen que contiene la mayoría de los colores de la foto. En este caso, los colores fríos, cromados y acerados reflejan la asepsia y pulcritud asociadas a la medicina hospitalaria.

El número de colores puede ajustarse entre 2 y 8 mediante el selector y si bien no pueden exportarse directamente a los programas de presentaciones, es posible copiar su denominación para ingresarla a mano o copiarlos desde PowerPoint o Keynote con la herramienta lupa (en la ventana de colores).

Captura de pantalla 2014-08-20 a la(s) 10.48.59Arriba: La aplicación devolvió una paleta seleccionada mediante complicados algoritmos. Es importante que haya suficiente contraste en la selección para asegurar la legibilidad y la posibilidad de destacar ítems en las diapositivas.

Si bien es una solución más rápida y simple que la que ofrece Kuler, carece de la potencia y profundidad de esta última. Quienes busquen opciones para configurar los resultados y hacer ajustes detallados (como lo harían con la app de Adobe) se sentirán muy limitados. Pero si lo que se requiere es facilidad y sencillez extremas, Palette Generator es la herramienta a elegir.

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Ni antipáticos ni simpáticos… ¡empáticos!

Tal como expresa su nombre, este es un blog sobre diseño y no sobre técnicas o programas de presentación. Me parece importante señalar esta diferencia porque cuando alguien planifica lo que va a exponer a una audiencia específica para generar un efecto deseado, esa persona está diseñando; aunque no tenga el diploma de diseñador y no opere software de diseño.

Diseñar, para mí, implica que el diseñador se vuelva invisible. Como presentadores que diseñan sus presentaciones, esta afirmación les puede resultar contradictoria. Iluminados por los spot y ubicados en el escenario, resulta fácil pensar que los expositores son la estrella del evento. La gente acude a verlos y escucharlos ¿Cómo podrían volverse invisibles?

No se trata del presentador sino de su audiencia

Una presentación no es un espacio para el lucimiento personal ni para hacer amigos, provocar o generar controversia. No es un ejercicio de autoexpresión artística sino un acto de diseño con un objetivo claro: que la audiencia entienda, recuerde y actúe en consecuencia. En este sentido, la estrella de la presentación son los asistentes, no el presentador. Solo mediante este cambio de paradigma es que una presentación se vuelve efectiva.

audiencia24Arriba: Un buen presentador se pregunta por su audiencia, sus expectativas y la manera en que puede facilitarle la comprensión de la exposición.

Lamentablemente, a menudo ocurre lo contrario y los presentadores sucumben ante sus egos. Cuando el presentador se considera la estrella del show, olvida a su audiencia al procurar deslumbrarla con todo lo que sabe. El resultado son presentaciones llenas de tecnicismos incomprensibles, abuso de recursos y efectos de software, incumplimiento del tiempo de exposición asignado, textos ilegibles más allá de la tercera fila, etc.

Entender las diferencias es la clave de la presentación exitosa

Diseñar una presentación efectiva implica reconocer que frente a nosotros hay un “otro” diferente que entiende, conoce y percibe de manera diferente. No solo es diferente sino que es respetable en su diferencia y un buen diseño la tiene en cuenta. Veamos un ejemplo de diseño y empatía, que es la capacidad de identificarse mental, física y afectivamente con otras personas.

Arriba: Los trajes de embarazada ayudan a los diseñadores e ingenieros de Ford a proyectar autos más accesibles. No tiene subtítulos en español, pero las imágenes son lo suficientemente elocuentes.

El anterior es un ejemplo de diseño industrial pero es aplicable a la comunicación audiovisual. Al diseñar las diapositivas es necesario que pensemos en quien esté sentado en la última fila. Mejor aún es sentarse en esa última fila y testear nuestra presentación: ¿Se ve y se escucha bien desde allí? ¿Hay potenciales distracciones que pueden evitarse? Responder estas preguntas requiere apertura mental, humildad, paciencia y disposición para ver nuestra exposición con los ojos de nuestra audiencia. No para ganar su simpatía o evitar su antipatía, sino para alcanzar una relación empática que beneficie tanto al presentador como a su público.

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