TEDxCórdoba tiene newsletter

realLa gente responsable de TEDxCórdoba, la versión local de las famosas conferencias TED sigue sumando. Luego de 5 años de actividad se ha formado una creciente comunidad alrededor de este evento. Para tener un espacio en común donde compartir ideas, enterarnos de los eventos, convocatorias y demás actividades, los organizadores han creado un boletín que podemos leer en cualquier dispositivo con conectividad.

De este modo, a la presencia en las redes sociales y al sitio web, los Tederos cordobeses suman un nuevo canal. Vale la pena aclarar que no es de interés sólo para los que vivimos en esta ciudad, ya que el newsletter provee información relevante y entretenida independientemente del lugar de residencia. El primero ya está circulando. Quienes quieran suscribirse pueden hacerlo llenando este simple formulario. ¡Felicitaciones TEDxCórdoba y avanti!

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Los 5 problemas más comunes de las presentaciones

Es cierto que hay muchos imponderables que pueden afectar el curso normal de una presentación. Un corte de luz imprevisto o un fenómeno climático no anunciado son algunas de las causas más comunes. Sin embargo, la mayoría de las veces la presentación no llega a buen puerto porque el presentador se concentra en sus propias necesidades en lugar de considerar las de su audiencia.

aburridoArriba: El ego o el miedo a fallar llevan al presentador a no considerar a los asistentes a su conferencia. El resultado suele ser el aburrimiento y decepción de los mismos.

Este enfoque suele ser el origen de diversos problemas que propongo englobar en cinco, a fin de facilitar su análisis. Así, este verdadero “Dream Team” problemático se compone de este modo:

1. Demasiada información. A menudo el presentador está tan orgulloso de lo que sabe que no duda en vomitar montañas de datos, conceptos, estadísticas e imágenes en forma de un combo indigerible. Esto lo lleva a extenderse mucho más allá del tiempo asignado o a que su exposición quede trunca por decisiones organizativas. Cualquiera sea el caso, la presentación resultará aburrida y poco didáctica. Los remedios para prevenir este problema son la moderación en los contenidos (sólo una idea principal) y el ensayo para finalizar no a tiempo, sino 5 minutos antes).

2. Lectura de diapositivas. Esta es una de las prácticas más indignantes porque revela inseguridad, desconocimiento del tema expuesto o falta de preparación del disertante. En estos casos la audiencia siente que ha perdido media hora o más de su vida, y se pregunta por qué no le enviaron el archivo por e-mail en vez de convocarla a la sala. Obviamente, para evitar este efecto es necesario preparar la exposición y dominar el tema. Para no olvidar un concepto o no sufrir bloqueos, puede recurrirse a la pantalla del presentador del slideware. Con esta herramienta y la práctica necesaria, el presentador podrá tener contacto visual con la audiencia en lugar de darle la espalda para mirar lo proyectado.

3. Ausencia de pasión. Nada más aburrido que un presentador desapasionado y que no expresa las emociones que le provoca el tema que expone. Una exposición monocorde suele verse como signo de profesionalidad, pero en realidad es un vicio que debería evitarse. Como bien sabía Aristóteles, un discurso no resultará persuasivo si no suma impacto emocional a los argumentos racionales. No duden en manifestar (siempre de modo pertinente) la alegría; duda; malestar o cualquier otro sentimiento que les provoque el tema que estén exponiendo a fin de contagiárselo a la audiencia.

4. Monotonía. Una patología emparentada con la anterior es la de la falta de interacción y de cambios de ritmo en la exposición. Por más interesante que sea el tema, si el presentador no aporta variedad a la sucesión mecánica de diapositivas y comentarios, perderá la atención de su audiencia. Para evitar esto es útil introducir algún cambio cada 10 minutos aproximadamente en forma de preguntas, alguna actividad a realizar por los asistentes, un video, un expositor invitado o cualquier otro recurso que introduzca una novedad discursiva.

5. Problemas técnicos. En este apartado pueden considerarse no sólo los inconvenientes con el software, las luces, el sonido o el proyector. Una puerta ruidosa, una recepción de los asistentes poco eficiente o un aire acondicionado defectuoso pueden resultar muy distractivos. Para minimizar la posibilidad de que ocurran estos inconvenientes es preferible llegar una hora antes de la exposición para verificar las condiciones técnicas, organizativas y espaciales. Por las dudas, siempre es tranquilizador tener un plan b por si algo falla.

La consideración de los 5 puntos anteriores no garantiza el éxito de nuestra presentación pero tiende a reducir la desconexión y desinterés de la audiencia. Fundamentalmente, estaremos pensando en las expectativas de los asistentes y en la manera en que nuestra presentación puede ayudarlos. Un enfoque centrado en el presentador, por el contrario, suele ser garantía de una presentación poco efectiva, poco clara y poco memorable.

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La estrella de la presentación

Hace poco una amiga me comentó que estaba cursando un ciclo de actualización docente, y que en el módulo referido a las exposiciones me citaron para ilustrar cierto punto. Se trataba de un fragmento de una entrada antigua, de hace casi cinco años, que apuntaba a que los presentadores debíamos preocuparnos más por clarificar nuestro mensaje y menos por los efectos del software de diapositivas. Este último es sólo una herramienta al servicio de una comunicación efectiva y si la audiencia recuerda más un efecto que el mensaje, la presentación ha fracasado. La cita en cuestión es la siguiente:

“Es importante señalar que la presentación son ustedes; la audiencia asiste para atenderlos a ustedes, no para ver sus diapositivas. La estrella de la presentación es el presentador y su mensaje. Si los asistentes recuerdan fundamentalmente unos efectos deslumbrantes, el presentador fracasó.”

Mi intención era destacar el rol secundario de los programas, que deben servir a un objetivo fundamental: clarificar el mensaje y facilitar su recuerdo. Si las animaciones y efectos asumen demasiado protagonismo, la comunicación sufre.

El slideware es una herramienta

Creo que el concepto general sigue vigente (basta ver los prezis habituales) aunque en dicha cita he tenido una expresión poco feliz. En realidad, la estrella de la presentación no es el presentador sino su audiencia. En mi entusiasmo por señalar el carácter secundario de la herramienta respecto del presentador y su mensaje, destaqué demasiado el protagonismo del ponente.

Me parece importante corregir mi expresión  porque no es una cuestión menor. Es cierto que las personas acuden a escuchar al presentador y que es su exposición, pero ¿qué sería de esa ponencia sin una audiencia? Cuando el presentador se cree la estrella, su exposición se desnaturaliza. En vez de contemplar las necesidades de los asistentes el presentador atiende sus propios intereses. Y éste es el origen de muchos miedos: al bloqueo, al olvido de conceptos importantes, a no ser convincentes, etc.

Cuando se adopta esta posición algo egoísta las presentaciones suelen ser aburridas y desconectadas. Por el contrario, al concentrarse en las expectativas de los asistentes y en cómo cubrirlas de la mejor manera, el presentador puede relajarse y enfocarse en la verdadera estrella de su presentación: su audiencia.

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Paletas perfectas con Coolors

Tanto en un sitio web, una identidad corporativa, un proyecto de diseño de interiores o cómo no, una presentación, es importante tener un esquema de color consistente. Ya hemos visto algunas herramientas on line que permiten hacer esto. El problema es que algunas son demasiado simples mientras que otras que aparentan sencillez (como Kuler) terminan demandando conocimientos avanzados de teoría del color. Entre ambos extremos había un nicho que Coolors parece haber ocupado bastante bien.

5 colores en un toque

Al ingresar al sitio y luego al generador de colores (“generator”) aparecerá una paleta inicial de 5 colores que interactúan correctamente entre sí. Con sólo apretar la barra espaciadora aparecerán cinco nuevas opciones que cambiarán cada vez que pulsemos la barra. Puede ocurrir que de una opción nos agraden un par de colores pero no el resto. Si este es el caso, fijamos los colores deseados con un clic y volvemos a pulsar la barra para generar otros colores consistentes con los elegidos.

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Arriba: Al hacer clic en el ícono del candado se bloquea el color rojo para que no cambie con la próxima pulsación de la barra. Para desbloquearlo basta con cliclearlo de nuevo.

Cada color tiene en la parte inferior su código para identificarlos con precisión. Si llevamos el cursor a la parte superior de cada color aparecerán unos deslizadores que permiten hacer ajustes en 4 modelos de color: HSB, RGB, CMYK y PMS. De todos, el que nos interesa a los presentadores es el RGB por ser el modelo aplicado a la calibración de pantallas y proyectores. Adicionalmente, el botón refine habilita opciones extras para ajustar el brillo, saturación, matiz y temperatura en forma global.

En caso de realizar ajustes que no nos conformen, el botón undo permite deshacer y volver a empezar. Una vez encontrada la paleta deseada, la aplicación ofrece varias opciones para exportar los resultados y aplicarlos en los programas de presentaciones. También se pueden grabar pero para esto es necesario loguearse primero.

Como vimos, todo el proceso es bastante simple y hasta lúdico, casi como si estuviéramos jugando en una máquina tragamonedas. Sin embargo, no hay que minimizar la estrategia subyacente que sustenta esa simplicidad. Su autor Fabrizio Bianchi explica que comenzó a desarrollar Coolors a partir de su frustración con otras aplicaciones similares. Su búsqueda lo orientó a un paradigma de selección de colores menos mecánico y más similar a las elecciones que haría un ser humano, sin la ayuda de una computadora. Después de un rato de jugar con la barra espaciadora, muchos querrán decirle ¡Misión cumplida, Fabrizio!

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Imágenes que generan empatía

En este blog somos partidarios de ilustrar las ideas para que complementen visualmente nuestras palabras y las amplifiquen. Usamos fotos, ilustraciones y videos para explicarnos mejor y conectar a nivel emocional con la audiencia. Es una manera de que el discurso sea más persuasivo, ya que como sabemos desde hace siglos, la lógica es insuficiente.

la retórica de AristótelesArriba: Los tres aspectos de un discurso persuasivo, según Aristóteles.

¿Puede una imagen ser tan poderosa como para triunfar donde la razón y la autoridad fracasan? ¿Es posible modificar conductas arraigadas tan solo con una fotografía? Esta es la pregunta que se hizo el experto en comportamiento Daniel Pink y en su programa Control de Multitudes, en el capítulo denominado La Prueba del Estacionamiento, diseñó una prueba para hallar una respuesta (Clic en la imagen siguiente para ver el video).

Captura de pantalla 2015-06-17 a la(s) 20.44.00

Tal como demostró, una imagen de una persona real (no un impersonal pictograma ni una anodina señal de prohibido) resultó muy efectiva y más disuasoria que el riesgo de multa. El cartel le puso cuerpo y rostro a una necesidad que suele ser anónima, y de este modo fue más fácil para los conductores ponerse en los zapatos de otra persona.

De manera similar a la despersonalización, resulta difícil empatizar con causas que pretenden solucionar un problema que afecta a miles de personas. En estos casos, nuestro aporte parece insignificante frente a la magnitud del hecho y tendemos a la indiferencia. Miles de personas son simplemente demasiado peso en la espalda del hombre promedio. ¿Pero qué pasaría si, siguiendo el ejemplo de Pink, se mostrara la situación de solo uno de los afectados?

Captura de pantalla 2015-06-18 a la(s) 19.22.12“Un corazón más grande que su cuerpo”. Así se titula la historia de este niño que debe recorrer varias millas a diario para llevar agua a su familia, según  el relato de CHARITY: WATER, una ONG que recauda fondos para llevar agua potable a quienes carecen de ella.

Al reducir el universo a un solo afectado, es más fácil identificarse con su situación, entender mejor la magnitud del problema y actuar en consecuencia. Ya no se trata de un conjunto anónimo, inmanejable e inasible sino de alguien concreto, una persona real con nombre y una historia que nos conecta con su problema. Pero como somos seres visualesuna buena historia será aún más eficaz con una imagen impactante (de preferencia, el retrato del protagonista) para ilustrarla. Las imágenes de otras personas nos interpelan permanentemente. Pueden gustarnos o no, pero no podemos permanecer indiferentes a ellas. En esas condiciones, es más fácil que surja el sentimiento solidario y se acorten distancias que de otro modo suelen ser insalvables.

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Cómo convertir archivos de Keynote a PowerPoint

Si bien no posee la cuota de mercado de PowerPoint (su primo menos sofisticado), Keynote es muy popular entre los usuarios de Apple y sus diferentes dispositivos como el iPad, iPhone, Macbook y las Mac. Y aunque Keynote es multidispositivo, no es multiplataforma y no está disponible para Windows o Linux. Esto genera un problema cuando esos usuarios reciben o descargan un archivo con la extensión .key ya que no podrán abrirlos. ¿Qué se puede hacer en esos casos?

Zamzar al rescate

Keynote puede importar archivos de PowerPoint pero la inversa no se cumple, así que si lo producido en Keynote no se exporta en formato .ppt o .pptx generará problemas fuera de la galaxia Apple. Para esas ocasiones puede emplearse Zamzar, una utilidad online gratuita para convertir los archivos .key. A decir verdad, convierte múltiples formatos (más de 1200) de audio, imagen, video, CAD, texto, eBook, entre otros. Y lo hace muy fácilmente, solo requiere 4 pasos: subir el archivo a convertir, elegir el formato final, ingresar la dirección de email donde se enviará la conversión y presionar el botón Convert.

Captura de pantalla 2015-06-04 a la(s) 09.51.06Arriba: Página principal de Zamzar y su proceso de conversión de archivos.

En el caso de los archivos de Keynote, el resultado puede convertirse a PDF o Powerpoint pero con reservas, debido a la naturaleza de estos dos formatos. En el primer caso se perderán ciertas animaciones y las transiciones. En el segundo pueden mantenerse algunos efectos más, pero sólo si los generados en Keynote tienen su equivalente en PowerPoint. Por este motivo es recomendable que los archivos a convertir sean lo más simples posible, a fin de evitar incompatibilidades

A pesar de sus limitaciones la aplicación tiene varias ventajas. Es gratuita para archivos de hasta 100 MB (para archivos mayores requiere un registro pago), no depende de un sistema operativo en particular, no requiere instalar ningún programa y el resultado llega en pocos minutos a la casilla de correo. Sin dudas, es la herramienta a emplear para ver presentaciones sencillas de Keynote en una PC.

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Principios esenciales de diseño

Muy en esencia, el diseño gráfico consiste en diagramar tipografía, imágenes y espacio en blanco sobre un fondo. Ya sea una tarjeta personal, un sitio web, la señalética de un aeropuerto o el lienzo infinito de un prezi, todo se reduce a organizar esos tres elementos de tal manera que expresen con claridad un mensaje. Los criterios para lograrlo son muchos, porque en diseño puede haber varias soluciones a un mismo problema.

Por suerte existen principios que guían la búsqueda de estas soluciones. En este blog somos partidarios de la simpleza del diseño como principio general: diapositivas despejadas, con pocos elementos y más visuales que textuales. En vez de pensar qué incluir, debemos decidir concientemente qué excluir. La idea es destilar la composición hasta que quede lo esencial para entender la diapositiva o incluso menos. Recuerden que el mensaje visual se termina de comprender mediante la exposición oral; la proyección es solo su complemento y no su transcripción.

Cinco principios para organizar elementos gráficos

Para guiar el proceso de exclusión/inclusión vamos a repasar unos principios básicos de diseño. No son reglas inflexibles, pero la mayoría de las veces conducen a una respuesta de diseño acertada. Cuándo aplicarlos u obviarlos es algo que depende de la situación, objetivo, audiencia, etc. Lo importante es tomar esa decisión a conciencia y con fundamento, para que la composición no parezca desorganizada y por lo tanto difícil de entender. A continuación recordaremos cinco principios que van a ayudarnos en la tarea compositiva.

1. Espacio en blanco. Un error típico consiste en llenar cada cm de la diapositiva con texto, gráficas, cliparts y fotos. Esto ocurre porque el presentador quiere demostrar todo lo que sabe, porque tiene miedo de olvidar algo o porque no percibe que el espacio en blanco no es desperdicio de espacio. En realidad es otro elemento de diseño tan tangible como una foto o un texto. Por lo general, mayor espacio en blanco, mayor claridad del mensaje visual y mayor elegancia de la composición.

gates-jobs33Izquierda: Diapositiva de baja legibilidad y poco clara debido a la congestión de contenidos. Derecha: Temática similar pero de diseño más simple y contenidos más fáciles de decodificar.

2. Contraste. El contraste agrega interés a la composición al establecer diferencias entre sus elementos. Para que sea efectivo, usualmente el contraste debe ser acentuado en vez de insinuado. Las formas de lograrlo en una presentación son varias y funcionan por oposición: grande/chico, oscuro/claro, estático/dinámico, cromático/acromático, etc. Estos recursos nos ayudan a dirigir la atención de la audiencia a lo que debe destacar, organizando la mirada para que fluya desde lo principal hacia lo secundario.

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Izquierda: Un pobre contraste hace hace ilegible el texto. Los ojos de la audiencia se esfuerzan por leer y resolver el conflicto jerárquico entre texto e imagen. Derecha: Un contraste alto facilita la lectura, guiando claramente la mirada de la audiencia desde la imagen (es más grande y en color) hacia el texto.

3. Sistematización. Una presentación debe mostrar un conjunto organizado de diapositivas, para que se perciban como un sistema gráfico y no una sucesión de transparencias con estilos visuales disímiles. Para lograrlo podemos repetir ciertos recursos (tipografía, colores, formas, etc.) a lo largo de las diapositivas. La idea no es obtener clones de una diapositiva sino un “aire de familia”, un conjunto de rasgos visuales compartidos y que las haga ver como parte de un todo sistematizado.

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Arriba: La variedad en la repetición de los recursos gráficos agrega interés, mientras que su simple clonación en todas las diapositivas resultaría aburrida.

4. Alineación. En nuestro contexto, alinear implica vincular visualmente los elementos de la diapositiva mediante una línea invisible. Esto establece una conexión virtual entre ellos que otorga cohesión al conjunto, siempre que se mantenga el mismo criterio dentro de la diapositiva. Si se mezclan alineaciones en una misma transparencia, el principio se debilita. Como regla general, cuando coloquemos un elemento en la diapositiva debemos alinearlo con otro elemento.

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Izquierda: Los textos están centrados pero cada bloque está dispuesto al azar. Derecha: Al alinear todo a la izquierda tomando como referencia la espiga, la diapositiva gana consistencia y sofisticación.

5. Proximidad. La idea subyacente en este principio es que los elementos conceptualmente relacionados se ubiquen próximos en la diapositiva, para que su relación también sea visual. Agrupar los elementos relacionados es una acción lógica, sin embargo muchos fallan al aplicar el principio de proximidad. El resultado es confuso, porque si la audiencia ve dos elementos cercanos asumirá que están vinculados aún cuando no tengan nada que ver.

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Izquierda: La diapositiva es confusa porque no es claro qué epígrafe corresponde a cada foto. Derecha: Al acercar cada epígrafe a su foto correspondiente se despeja la duda respecto de su pertenencia.

Estos principios se aplican generalmente en forma combinada y sinérgica, tal como puede verse en el ejemplo anterior. En esa última diapositiva se verfica un buen contraste, alineación, espacio en blanco y proximidad. Claro que no son los únicos principios de diseño que existen, pero son básicos y su dominio a menudo redunda en una comunicación visual más clara y efectiva.

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La utopía de mejorar el mundo

En el día del trabajador quisiera dedicar esta diapositiva a todos los que se esfuerzan por cambiar algo, para los que creen que un mundo mejor es posible y tratan de alcanzarlo también a través de sus presentaciones. Que disfruten su día.

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Presentaciones sencillas pero dignas con Canva

Canva-LogoDesde hace un tiempo, la Web nos permite crear presentaciones sin tener un programa instalado en nuestro disco duro, gracias a diversas aplicaciones que funcionan en la nube como SwayHaiku Deck . Con ellas sólo se requiere de un navegador web y una conexión decente para comenzar a plasmar gráficamente nuestras ideas. Hoy revisaremos una nueva: Canva.

 

Una suite de diseño para no diseñadores
En realidad, Canva es  un conjunto de utilidades para ilustrar contenidos web en general, aunque también permite crear pequeñas piezas para ser impresas. La presentación es sólo una de las opciones de un menú que ofrece plantillas para generar portadas de Facebook, imágenes para un blog, cubiertas para podcast, etc.

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Para comenzar solo basta con registrar un usuario y contraseña que deberemos confirmar respondiendo un email que nos enviará en sistema registral. Luego de entrar, la utilidad nos ofrecerá el citado menú donde la tercera opción es la que nos interesa: la de las presentaciones. Una vez seleccionada, la interfaz nos pedirá que seleccionemos una plantilla del submenú Layout en el lateral izquierdo. Las opciones son variadas en cuanto a diseño, pero en términos generales son muy visuales y se alejan del paradigma de las listas con viñetas.

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Una vez elegida la plantilla podremos personalizarla editando el texto, cambiando el fondo y agregando imágenes desde el buscador integrado. Lo interesante es que muchas de esas imágenes vienen recortadas y facilitan su integración en la diapositiva. Si el buscador no ofreciera la respuesta que buscamos, podemos subir nuestras propias imágenes. Todas estas elecciones funcionan de manera muy fluida, basadas en el concepto de arrastar los elementos del submenú y soltarlos en la diapositiva. Muchas son gratuitas pero también hay material pago.

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Una vez resuelta una diapositiva, es cuestión de agregar una nueva y repetir el proceso hasta finalizar la presentación. Las posibilidades para compartir este resultado son varias y puede hacerse mediante los correspondientes botones de Twitter y Facebook. Otra opción consiste en generar un link a la presentación o descargarla como un pdf o un pase de imágenes. Como esta app no tiene efectos, animaciones ni transiciones, no hay problemas de incompatibilidades que afecten la visualización tal como fue concebida. El otro lado de esta moneda es que la presentación puede parecer algo básica, pero quien tenga claro su guión y no quiera complicarse demasiado en el armado encontrará que Canvas es una herramienta útil y efectiva.

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Principios de diseño: la sistematización

Si miran cualquier plantilla de las que incluyen PowerPoint o Keynote, verán que el diseño cambia según se trate de una diapositiva de apertura, sección, estadística, etc. No son todas iguales, pero comparten elementos que las unifican y permiten identificarlas como partes de un todo mayor y organizado. Es decir, son parte de un sistema donde sus diferentes diapositivas colaboran sinérgicamente.

¿Por qué es deseable esto último? Porque una presentación visualmente consistente y homogénea evita que la audiencia tenga que buscar el título (por ejemplo) con cada cambio de diapositiva. Somos animales de costumbres y a nuestros cerebros les gustan los patrones, porque les facilitan la decodificación. La regularidad permite anticipar lo que se va a ver y asimilar más rápidamente lo que se está viendo. De este modo, el cerebro se enfoca en comprender el mensaje en vez de tratar de identificar dónde están los puntos clave en la nueva diapositiva.

Esto no significa que debamos duplicar una diapositiva tras otra (lo que conduciría a un diseño aburrido) sino de repetir algunos elementos gráficos en las diapositivas para dotar de cohesión al conjunto. De lo que se trata es de lograr cierta diversidad dentro de la homogeneidad, un cierto “aire de familia” donde haya hermanos, primos y abuelos en vez de clones. La idea es que las diapositivas tengan su individualidad sin dejar de percibirse como integrantes de un diseño unificado. Hay varias maneras de lograr variedad en la repetición y las grillas suelen resultar un buen punto de partida.

sistema1Arriba: Conjunto de diapositivas sistematizadas mediante el uso del color, la tipografía y una grilla base. Las imágenes recortadas sobre el fondo aportan coherencia formal a los recursos icónicos. Abajo: Grilla subyacente que ordena la diagramación de todo el conjunto.

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A menudo esta sistematización se alcanza más fácilmente con pocos elementos. Cuando hay demasiadas paletas de colores, fuentes y estilos de imágenes, el conjunto pierde cohesión. Una mejor opción consiste en aplicar un diseño simple a las diapositivas. Una paleta de 5 colores con sus variantes tonales,  imágenes estilísticamente similares y una o dos fuentes suelen ser suficientes para lograr diversidad en la repetición.

sistema2Arriba: Dos diapositivas de una misma presentación, muy disímiles en cuanto al aspecto tipográfico, cromático e icónico. Incluso dentro de una misma diapositiva, los íconos varían desde una representación plana a una volumétrica o incluso perspectivada.

Mantener un esquema tipográfico, cromático e icónico simple es importante para lograr la cohesión del conjunto de diapositivas. Y lejos de ser un corsé, la grilla subyacente provee libertad para disponer los elementos de manera organizada. En definitiva, estos recursos tienden a evitar que las diapositivas parezcan visualmente aleatorias e inconexas. Recuerden que los ojos son algo perezosos. No obliguen a los de su audiencia a realizar esfuerzos extras para identificar y entender lo que deben ver con claridad.

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