Errores típicos en las presentaciones (por orden de aparición)


Mucha agua ha pasado bajo el puente desde que empecé este blog y mucha gente, quizás hastiada de ver presentaciones aburridas y poco efectivas, quiere mejorar las propias. Hoy hay mucha información para lograr ese objetivo. Acceder a contenidos multimediales de calidad o generarlos uno mismo es más simple que nunca. Sin embargo, aún es común asistir a presentaciones poco memorables y desconectadas de la audiencia. Las causas pueden ser múltiples y el siguiente listado es obviamente incompleto, pero desde que los asistentes entramos al salón a menudo detectamos estas 5 falencias.

1. Ilegibilidad: La primer diapositiva no se lee más allá de la quinta fila. Esto ocurre porque a menudo hay excesiva diferencia de cuerpo tipográfico entre la información principal y la secundaria, el fondo compite con el texto o empleamos plantillas mal diseñadas del programa.

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Una solución consiste en testear la presentación usando la Vista Clasificador de Diapositivas (en PowerPoint) o la Mesa Luminosa (en Keynote). Si las diapositivas se leen bien en esas miniaturas, se leerán desde la última fila

2. Congestión: Las diapositivas contienen demasiado texto, irritando tanto a quienes no alcanzan a leer las letritas como a quienes sí pueden leer pero hubieran preferido que les manden un documento por correo electrónico. Como si fuera poco, al texto suelen acompañarlo gráficos e imágenes; todo en la misma transparencia y todo diminuto. La información importante está ahí, pero escondida entre una enorme cantidad de elementos.

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Una solución consiste en pasar de textual a visual, segmentando los conceptos para mostrarlos de a uno por vez en la misma diapositiva o de a uno por diapositiva. Otras opciones son redactar un apunte que evite caer en la tentación de proyectarlo todo e incorporar espacio en blanco para ordenar la mirada de la audiencia e indicarle claramente lo importante.

3. Imágenes pobres: Los clip-arts fueron un buen recurso hace 20 años, cuando la posibilidad de acceder a fotografías profesionales era escasa. En la actualidad esta situación se ha revertido y por eso, los clip-art son anacrónicos, han sido mil veces vistos y denotan falta de profesionalismo.

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La web ofrece muchos bancos de imágenes como Picasa, Flickr o Pinterest (mi preferido es Stock Xchng). Lo mismo ocurre con los videos, donde reinan los servicios de Youtube y Vimeo. Y si lo que buscamos no está allí, podemos generar nuestras propias imágenes de calidad incluso con un celular.

4. Improvisación: ¿En cuántas presentaciones el conferencista sólo tenía un leve conocimiento de lo que exponía? Esta es la antítesis de una presentación y es independiente de dónde ocurra y de la tecnología que se use, tal como puede verse en este clip.

El fragmento corresponde a la película Nueve Reinas e ilustra que el dominio del tema expuesto es fundamental para transmitir las ideas con claridad, pasión y autoridad.

5. Falta de estructura: ¿Cuántas veces hemos asistido a una conferencia donde nos presentaron un montón de ideas inconexas, sin un punto principal claro? ¿Cuántas veces salimos preguntándonos qué nos quisieron decir? La consecuencias inexorables fueron el aburrimiento y la decepción.

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La mejor manera de ordenar las ideas consiste en volcarlas en una pizarra o en papel (yo prefiero los Post-It). A continuación identificaremos la idea principal, la someteremos al test del ascensor, determinaremos su importancia y con las ideas secundarias podremos armar en forma analógica un guión lógico, claro y que genere empatía.

Preparar y estructurar los contenidos son aspectos clave para diseñar una buena presentación. Y un buen guión facilitará elegir posteriormente las fotos, gráficos o videos apropiados para conectar con la audiencia, algo imprescindible en toda presentación que quiera ser efectiva y memorable.

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