¿Cómo se define la efectividad de una presentación?


El objetivo de este blog es brindar herramientas conceptuales y tecnológicas para diseñar presentaciones efectivas y memorables, tal como reza en la cabecera de cada entrada. Memorables porque todo presentador quiere que su mensaje sea recordado. En cuanto a la efectividad, empleo el término en el sentido de causar un efecto en la audiencia pero no cualquier efecto, sino el predeterminado por el presentador. Cuando diseñamos lo hacemos para que la audiencia adopte nuestro punto de vista, comparta nuestros sentimientos y actúe según lo que planificamos previamente para que apruebe nuestra tesis, invierta en nuestro proyecto, compre nuestro producto, modifique una conducta, etc.

No alcanza con que nuestros argumentos impacten a nivel racional y emocional en la audiencia si no hay un llamado claro a la acción, a que los oyentes reaccionen activamente a las argumentaciones que les exponemos. En este sentido, una presentación efectiva podría considerarse como tal si luego de brindarla, los asistentes actúan según nuestras expectativas. Pero este concepto de la efectividad está enfocado en las expectativas del presentador ¿Qué ocurre con las expectativas de los asistentes?

efectividad

La efectividad desde el punto de vista de la audiencia

Lo que esperan los asistentes a una presentación es que el presentador les ofrezca algo que implique una mejora en sus vidas. Tan simple como eso. Sin embargo, lograrlo no es tan simple y requiere mucho esfuerzo del presentador para ponerse en el lugar de su audiencia y llenar un vacío en su conocimiento, ofrecerle una mejor alternativa, darle ánimo, ayudarle a superar un obstáculo, brindarle nuevas herramientas, entretenerla, etc.

Nadie quiere asistir a una presentación desapasionada y monótona en la cual deba permanecer pasivamente ante una larga exposición de conceptos sin organización alguna. La manera de evitar ese tipo de presentaciones suele apoyarse en cinco características básicas. Y no por casualidad, cada una se opone al problema citado anteriormente.

1. Diseño. La planificación del aspecto visual en términos de forma organizada que favorezca la comprensión y complemente visualmente la disertación en vez de transcribirla. La simpleza en el diseño de las diapositivas es recomendable.

2. Relevancia. Si la audiencia no encuentra un beneficio en lo que se le expone, desconectará y tendrá una sensación de tiempo perdido. Para evitarlo, el presentador debe dejar bien claro por qué es importante el tema, pero no para él sino para sus oyentes.

3. Interacción. Entendida como lo opuesto a la pasividad de la audiencia, es el medio para crear un espacio donde el presentador construya el conocimiento y el avance junto con su audiencia. Las actividades, preguntas y el humor suelen ser mecanismos de interacción muy poderosos.

4. Pasión. Si el presentador no se muestra preocupado, entusiasmado o lo que sea que sienta por su tema, no puede pretender que su audiencia tenga esos sentimientos. La narración de historias personales a menudo es una buena manera de conectar a nivel emocional.

5. Claridad. Este concepto está estrechamente vinculado a los anteriores. Para alcanzar la misma es fundamental exponer una idea principal (no varias), terminar a tiempo (o incluso antes) y dejar para el apunte (a distribuir después de la conferencia) los cuadros estadísticos y demás evidencias intelectuales.

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2 respuestas a ¿Cómo se define la efectividad de una presentación?

  1. José Omar dijo:

    ¡Hola!
    Hombre ando en un dilema: No sé lo que quiero, pero si lo que no quiero.
    En un tiempo corto, debo defender tesis y pues tenía en mente emplear diapositivas. Pero para ello quería saber cómo lo hacen en mi entorno, por lo cual desde hace un tiempo acudo a disertaciones académicas y es un tedio observar como una presentación se convierte en una sala de lectura.
    Convencido que esa no es la única forma y por sobretodo inquieto por buscar algo diferente, comencé a revisar la web con lo cual encontré muchos lugares. Los americanos tienen material bastante claro, los europeos, con ustedes a la cabeza, España, pues trascienden más allá de lo que puedan creer.
    Entonces después de planificar y generar la parte análoga de mis diapositivas, pretendía no mencionar todos los contenidos de los capítulos de tesis (conforme aquí se suele realizar) pero que no está estipulado en ninguna normativa.
    ¿Qué consigo con eso? Hacer que mi presentación sea menos pesada a nivel cognitiva. Pretendo que sea más visual.
    El dilema está en cómo hacer entender al jurado que, por ejemplo, del capítulo 1 cuyo contenido son seis puntos: planteamiento del problema, fundamentación, objetivo general y específicos, justificación, delimitación, alcance; de todos ellos solo tenía planeado mencionar dos puntos: el planteamiento del problema y los objetivos, tanto general como específicos. De esta manera tengo espacio para contar una experiencia o historia relacionada al tema que voy a exponer.
    Existe alguna justificación teórica que pueda ayudar o guiar, para argumentar de esta manera, o debo hacer tradicional el contenido estructural (como en el ejemplo citado, 6 puntos y no 2)
    Gracias por tu tiempo y buenas presentaciones para ti.

    • Hola José, a mi modo de ver has encaminado correctamente tu presentación. Tu dilema se resuelve considerando que nuestros cerebros tienen dos hemisferios: el derecho está asociado a las actividades creativas y emocionales, mientras que el izquierdo se asocia con funciones lógicas y racionales. Cuando das una presentación es mejor que actives ambos hemisferios de tu audiencia, transmitiendo no sólo datos, objetivos y evidencias sino explicando por qué son importantes, por qué te preocupan, entusiasman o lo que sea que te provoque tu trabajo. Una presentación es un proceso de comunicación que se completa con la transferencia de emociones y no sólo con lógica. Mi consejo es que balancees cuestiones lógicas y emocionales. Ten en cuenta que las pruebas intelectuales ya están en tu documento escrito (quien quiera profundizar deberá leerlo), pero si además cuentas con 40 minutos para exponer debes tener poder de síntesis. De lo contrario, abrumarás a tu tribunal con información excesiva que no podrán digerir. Buena suerte y quedo a tu disposición por futuras consultas.

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