3 Consejos para no abrumar a la audiencia


Muchos presentadores encuentran difícil ceñirse al tiempo asignado para la exposición. La causa habitual suele ser la sobrecarga de información brindada, demasiada para un formato expositivo que por definición (la presentación habitual oscila entre los 20-40 minutos) demanda síntesis. Recortar el contenido es problemático porque si el ponente siente pasión por su tema, si lo ha investigado y lo conoce en profundidad, es natural que quiera transmitirle lo más que pueda a su audiencia.

sobrecarga

Pero como sabemos, descuidar el factor tiempo es una falta de respeto a la propia audiencia, a los organizadores y a los siguientes expositores si los hubiera. Además, la sobrecarga informativa en una presentación es contraproducente en términos comunicacionales: mientras más puntos se expongan, menos puntos recordarán los asistentes. Los siguientes son unos consejos simples pero que ayudan a que los presentadores nos comportemos respetuosamente y seamos efectivos.

1. Redacción de un apunte. Este es el tip más importante. Ya sea en forma de reporte, síntesis, mini sitio web, pdf para descargar o enviar por correo electrónico, un apunte nos libera de la tentación de presentar demasiada información. Si las estadísticas, referencias, estudios y otras pruebas racionales se incluyen en el apunte es más fácil mantener la presentación en foco. Si es conveniente mantener la expectativa por lo que vamos a decir, es mejor distribuirlo o publicarlo después de la exposición.

2. Testeo de conceptos secundarios. A la hora de estructurar la presentación conviene empezar por definir el concepto principal de la misma, ése que la audiencia no debería olvidar. A partir de su definición podemos testear la información secundaria: si sustenta directamente el punto central puede incluirse. Si no, es mejor descartarla. Si estamos en duda, también conviene descartarla.

3. Listados limitados. Ya sean los beneficios de implementar nuestra propuesta, los inconvenientes a superar o los objetivos por alcanzar, es conveniente reducir estas listas a un máximo de tres ítems. La audiencia recordará más fácilmente esta lista reducida o por lo menos alguno de sus tres puntos. Si en cambio le damos un listado lleno ítems, es muy probable que no recuerden ninguno.

Más allá de estos consejos, es importante considerar que una presentación no es el mejor medio para transmitir montañas de información. A diferencia de lo que ocurre con un libro o un artículo web, la audiencia no puede controlar ni la velocidad de la transferencia de conceptos ni el ritmo de su asimilación. Por esto es que editar el contenido es una buena estrategia en procura de una exposición efectiva y memorable.

 

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