Titulares claros, diapositivas claras

Una buena estrategia en el diseño de las presentaciones es procurar que las diapositivas trabajen para clarificar el mensaje, evitando que la audiencia trabaje para entenderlo. Un elemento destacado de las diapositivas que pueden ayudarnos en este propósito son los titulares. En periodismo, titular correctamente las noticias es una tarea difícil que el periodista debe conseguir dominar. Se trata de condensar la esencia de la información en un número de palabras limitado, una técnica que podemos aplicar en nuestras transparencias.

A menudo, muchas diapositivas incluyen titulares como “Resultados”, “Lecciones aprendidas” o “El futuro”. Es cierto que sirven para describir el contenido que se va a presentar, pero resultan demasiado vagas y genéricas. ¿Por qué no ir directamente al grano? ¿Por qué no emular al periodista y titular el punto principal en una o dos líneas de texto?

Las investigaciones del docente e investigador universitario Michael Alley, autor del libro The Craft of Scientific Presentations, muestran que los titulares que resumen el punto central facilitan la comprensión. Si seguimos su consejo, deberíamos revisar nuestras diapositivas y preguntarnos ¿Cuál es el punto principal? Una vez identificado, restaría resumirlo y reemplazar con él al antiguo titular. Al hacerlo, tal vez detectemos material extra que no es estrictamente necesario y que tal vez convenga borrar o incluir en el apunte.

Si el titular es claro, la diapositiva es clara y el mensaje queda claro. Con tanta claridad visual, la audiencia podrá enfocarse en nosotros y nuestro mensaje verbal. Claro como el agua ¿no?

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TEDx Córdoba ya está en YouTube

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Una buena noticia para quienes no pudieron asistir a las charlas del 2013: ¡Los videos están subidos en YouTube! Y si estuvieron allí, esta es una excelente oportunidad para repasar los interesantes conceptos e ideas que nos dejaron los expositores. En este link está la lista completa de las charlas ¡A disfrutarlas!

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10 consejos generales

Presentar nuestras ideas de modo claro y efectivo es una habilidad que siempre es útil, pero en nuestros días es casi imprescindible. Sin importar si somos estudiantes, profesionales, docentes o gerentes, la habilidad para presentar es requerida en casi todos los campos. Tiene poco que ver con manejar bien PowerPoint o ser buen orador y más relación con una buena preparación previa a encender la computadora o subir al escenario.

Brindar una presentación que inspire y cautive requiere esfuerzo, pero es un esfuerzo al alcance de todos y el resultado vale la pena.La siguiente guía es un aporte que tiende a orientar la preparación de esa presentación efectiva que todos queremos dar. Ojalá la encuentren de utilidad y si ese es el caso, les agradeceré que la compartan y distribuyan.

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Consejos para evitar la muerte por PowerPoint

A fines de 2011 subí a la plataforma de Slideshare unas recomendaciones para hacer presentaciones más interesantes y efectivas. Desde entonces ese archivo ha sido visto 33.700 veces y descargado en más de 800 oportunidades por personas de toda Hispanoamérica e incluso de lugares remotos como Alaska. Es un enorme orgullo y una gran satisfacción para mí, nunca imaginé semejante respuesta cuando quise compartir mi idea de lo que es una buena presentación. Agradezco profundamente a todos los que me hicieron llegar sus comentarios y me alientan subir una segunda. Para quienes no la han visto aún, pueden hacerlo a continuación.

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La Prezilepsia, una nueva patología

Hace unos años atrás, Seth Godin publicó un artículo donde opinaba que PowerPoint podría ser la herramienta más poderosa de nuestras computadoras, pero no lo es. La causa: el mal uso de esa herramienta que derivó en la Muerte por PowerPoint, una especie de narcolepsia provocada por la lectura de diapositivas cargadas de texto, imágenes, gráficas, etc. Con el auge de Prezi, ha surgido una nueva patología: la Prezilepsia.

prezilepsia1

Sus síntomas son náuseas, vértigo y mareos. Su causa es, al igual que ocurre con PowerPoint, un deficiente empleo del programa.

Prevención y diagnóstico temprano

A diferencia de PowerPoint y Keynote que son lineales, Prezi tiene un enfoque holístico: va de lo general a lo particular y viceversa. Esta es su principal característica, el poder mostrar la relación del todo con sus partes. El efecto de zoom es secundario, es el mecanismo que posibilita la característica citada. Si su uso no sirve para clarificar el contenido, se convierte en distracción tal como ocurre con las animaciones y transiciones en los programas tradicionales. Si además se abusa del zoom, sobreviene la Prezilepsia.

prezilepsia3Advertencia: el abuso del zoom en Prezi puede producir efectos psicodélicos.

Tal como en el resto del slideware, en Prezi las plantillas alientan prácticas en general poco eficientes como rotar el texto o componerlo siguiendo largos trayectos. ¿No sería mejor proponer el texto horizontal, desalentar la rotación y alentar paneos cortos? Ciertamente, en ese uso propuesto por el propio programa se encuentra el origen de muchos mareos.

prezilepsia2Arriba: plantilla típica de Prezi que produce presentaciones vertiginosas.

Otras veces, el problema es una elección incorrecta del software. Prezi favorece la visualización de conexiones, de relaciones entre el conjunto y sus partes. Si lo que necesitamos es contar una historia lineal, una mejor opción sería PowerPoint. En este caso, si usáramos Prezi sería como emplear un martillo con un tornillo.

¿Cómo podemos prevenir la Prezilepsia? Igual que como prevenimos la Muerte por PowerPoint. Primero, definiendo nuestra estrategia y organizando nuestro guión con papel y lápiz. Luego de clarificar el mensaje y su estructura, podremos decidir qué herramienta nos conviene más.

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Un par de ejemplos interesantes

Hace poco me enteré del proyecto de Google para llevar Internet a todo el mundo, literalmente. Se trata de un proyecto a escala global, pero lo que más me gustó fue la manera en que lo explican: con un video. El siguiente es uno de ellos.

Si lo vemos como una presentación, es notable la efectividad que alcanza con pocos elementos. Tan solo unos dibujos simples y frescos, de trazo infantil y en sintonía con la voz del presentador. Pero como sabemos, hacer algo simple y efectivo demanda un esfuerzo extra y creatividad. Embarullar las cosas es sencillo, pero hacerlas simples y fáciles de entender no lo es.

Veamos otro ejemplo. En este caso se trata de un fragmento de  “La educación prohibida”, una película independiente argentina estrenada en agosto del 2012. Presten atención a cómo ilustra un gráfico a partir del minuto 3:00.

Ambos son presentaciones ilustradas de modos diferentes pero igualmente efectivas. Ver estas presentaciones es un soplo de aire fresco entre tanta proyección del clip art visto 1.000 veces y por suerte, son cada vez más frecuentes. Lo mejor es que con un poco de ingenio y la potencia de los programas actuales, todos podemos lograr resultados similares. En particular, son lo que consideraría excelentes aplicaciones de Prezi. Pero más allá del software y la tecnología, lo esencial sigue siendo lo mismo: una buena historia bien contada.

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Presentar información sin emoción es insuficiente

En Argentina las muertes producidas por conductas negligentes al conducir tiene el carácter de epidemia. Según la Asociación Civil Luchemos por la Vida, la mortalidad en rutas durante el 2012 fue de 7.485 personas.

autoArriba: Típica diapositiva que abunda en datos estadísticos (y por ello, arriesgando la legibilidad) tan fríos como contundentes.

Eso quiere decir que casi una persona por hora murió por colisiones en las rutas de nuestro país. A pesar de la amplia difusión de las estadísticas, las muertes no parecen disminuir significativamente ¿Por qué será?

Los datos no alcanzan

La pregunta anterior no tiene una única respuesta porque las causas de las inconductas son muchas. Uno de los aspectos deficitarios al intentar cambiar esas inconductas son las campañas, las cuales parten de un supuesto erróneo: que la gente actúa en forma negligente en contra de sus propios intereses sólo porque le falta información. El diseñador argentino Jorge Frascara aclara:

Jorge Frascara“No es así. Se ve claramente en el caso de los paquetes de cigarrillos: pocos dejan de fumar porque el atado diga que fumar mata. Hace falta una motivación que la mera información no crea.”

En este sentido, una campaña en las rutas cordobesas exhibe autos destrozados a la orilla de las rutas para generar un impacto emocional. La estrategia apunta a la múltiple identificación y a la relación causa/efecto para modificar malos hábitos de manejo.

auto1Arriba: El ocupante del auto siniestrado puede ser tanto un conductor desaprensivo o una víctima de éste.

Aristóteles ya lo sabía

Tal como expuso siglos atrás el filósofo griego, para que un discurso sea persuasivo la información debe exponerse sin descuidar el aspecto emocional. Es más, las emociones son tan importantes en términos de percepción que a menudo distorsionamos los datos. Tendemos a confundir información vívida con información representativa. Los hermanos Heath lo explican de este modo:

Chip y Dan Heath“Muchos creen que los homicidios son más letales que la diabetes. Esto es falso. La diabetes mata cuatro veces más que los homicidios. Lo que ocurre es que un homicidio es mucho más vívido y emocional, mientras que la diabetes es menos visible.”

Uno de los problemas más comunes en las presentaciones es que solo exponen las estadísticas. En esas situaciones lo importante no es decir todo lo que hay que decir, sino que la audiencia entienda todo lo que debe entender. Y que luego actúe en consecuencia, convencida tanto intelectual como emocionalmente.

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La atención y los tres cerebros

Hace unos años atrás se dio en Argentina un fenómeno que se conoció como “el destape”. De pronto, los desnudos femeninos inundaban todos los espacios y servían para vender de todo: jeans, revistas, bebidas, servicios, etc. Los publicistas saben desde hace mucho que el sexo vende, pero… ¿por qué?

Todos tenemos tres cerebros

Según postulan los neurobiólogos, como resultado de tres grandes etapas evolutivas los seres humanos tenemos un cerebro triple. Estos son, en orden de evolución, el cerebro reptiliano, el límbico y el neocórtex. Este último es el cerebro racional, el que contiene la conciencia y las capacidades lógicas y cognitivas. El segundo alberga las emociones y los recuerdos. El tercero es el más primitivo de todos y está enfocado en asegurar nuestra supervivencia. Funciona de manera involuntaria y es similar al de un reptil, por eso se le llama reptiliano.

3cerebros

El cerebro reptiliano fue el primero que desarrollaron los animales para escanear permanentemente el entorno en busca de señales de peligro, de comida o de posibilidades de apareo. En pocas palabras, es el responsable de conservar la vida al atender tres cosas: sexo, comida y peligro. En su libro “100 cosas…” la Dra. Susan Weinschenk comenta al respecto:

Weinschenk“A medida que los animales evolucionaron desarrollaron otras capacidades (emociones, pensamiento lógico), pero retuvieron una parte del cerebro que siempre está escaneando esas tres cosas básicas.”

El cerebro reptiliano es fácil de distraer

Quizás porque solo tiene esas tres tareas, el cerebro reptiliano es incansable y no podemos dejar de notar la comida, una situación riesgosa o una potencial pareja. No significa necesariamente que vayamos a actuar frente a esos estímulos, sólo que inevitablemente les prestaremos atención. Por este motivo es conveniente que nuestras diapositivas contengan rostros y se muestren claramente los peligros y los alimentos siempre que corresponda al tema expuesto. No digo que hay que usar este tipo de imágenes siempre; solo que si tienen relación con el tema tratado, serán más efectivas si las mostramos con claridad, grandes, bien iluminadas y enfocadas.

pesovisual2Arriba: Si es pertinente al tema, una imagen perturbadora puede ser muy efectiva. De lo contrario, corremos el riesgo de caer en la morbosidad. Abajo: La misma imagen pierde impacto al disminuir su tamaño para poder transcribir el discurso del orador, una estrategia doblemente inefectiva.

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Debido a su naturaleza involuntaria, los cerebros reptilianos de los asistentes pueden distraerlos fácilmente en nuestra presentación. Por esto es importante tener cierto control de la sala de conferencias, a fin de minimizar ruidos y movimientos distractivos. Si es posible, debemos evitar que las ventanas y puerta de acceso a la sala estén en la visión periférica de la audiencia. Sin importar cuánto quieran evitarlo, sus cerebros reptilianos estarán atentos a quién entra por esa puerta (o sea, verificarán que no haya entrado un animal depredador a la sala).

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Origen de algunos vicios en las presentaciones

Quizás por la inercia de la costumbre, por ceguera al cambio o simplemente porque “así se hacen las cosas”, son numerosos los expositores que emplean recursos que pudieron ser efectivos en su momento pero hoy son vicios comunicacionales. El origen de algunos de ellos está ligado a la tecnología aplicada a las presentaciones audiovisuales; en las que podemos distinguir tres etapas: infancia, adolescencia y madurez.

Infancia: las diapositivas fotográficas

En esta etapa las herramientas de los presentadores estaban limitadas al proyector de diapositivas. Como las diapositivas eran caras, no era buena estrategia “desperdiciar espacio”. Ese fue el origen de nuestro primer vicio: la saturación de la transparencia, que implica ilegibilidad y ausencia de espacio en blanco.

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También ocurría a menudo que el presentador requería asistencia para operar el carrusel y pasar las diapositivas. Así, cada cierto tiempo se dirigía a su asistente con un “siguiente…” originándose de este modo nuestro segundo vicio: el discurso interrumpido.

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Las diapositivas repletas de texto inducían a leérselo a la audiencia y como vimos, esta práctica provoca la desconexión y la desatención. Este es el tercer vicio: la lectura de diapositivas.

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Adolescencia: el software de presentaciones

Con el surgimiento de PowerPoint el presentador tuvo mayor y mejor acceso a recursos visuales. Ya no había que preocuparse por peligrosos y costosos químicos reveladores. De repente se podían utilizar colores, tipografías, animaciones, gráficos y elementos que con anterioridad eran prohibitivos. Y todo al instante. El resultado fue el cuarto vicio: el abuso.

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La posibilidad de cortar y pegar llevó a entender una presentación como un híbrido entre Word y PowerPoint que serviría como apoyo visual y apunte. En realidad, el resultado es una presentación visualmente deficiente y un apunte poco profundo. Este es el quinto vicio: la proyección de un apunte.

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Madurez: simple, digital y analógica

Muchos presentadores continúan presentando como se hacía en el pasado, cuando no se habían popularizado los estudios científicos sobre la atención y la tecnología no ofrecía las posibilidades actuales. Ahora es tiempo de romper con los viejos malos hábitos y reemplazarlos por un principio básico de diseño: diapositivas visualmente simples y despojadas, como carteles de ruta.

En su arsenal, el presentador actual debería contar con recursos tanto digitales como analógicos. Entre los primeros no puede faltar un control remoto para no depender de nadie. Entre los segundos, lápiz y papel para planificar la presentación sin las influencias de plantillas ni limitaciones en el manejo del programa.

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Que hacer con los apuntes

Una manera efectiva de enfocar nuestra presentación consiste en redactar un apunte. En él podemos incluir la información que quedó afuera de nuestras diapositivas con una doble ventaja: no abrumaremos a la audiencia y mantendremos más tiempo su atención. Sin embargo, para que el apunte cumpla estos objetivos debemos tomar ciertas precauciones.

La distribución efectiva del apunte

Algo habitual consiste en entregar el apunte antes de una exposición. Esto no es muy recomendable porque es muy probable que los asistentes lo lean mientras hablamos. Y como vimos, los seres humanos no somos capaces de la multitarea; por lo tanto, la audiencia leerá o nos escuchará pero no podrá hacer bien ambas cosas simultáneamente. Otra desventaja es que si leen nuestro apunte antes, perderemos el factor sorpresa y reduciremos la expectativa por lo que vamos a exponer.

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En general es mejor distribuir el apunte después de nuestra conferencia. Esta distribución puede ser física o virtual. En el primer caso, puede tratarse de un impreso que entregaremos a la salida. En el segundo, tenemos más opciones: enviar el apunte por correo electrónico, armar un sitio web con contenido extra o subir una versión autoexplicada de nuestra presentación (o mejor aún un video de ella) a Slideshare.

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Cualquiera sea el caso, es conveniente contarle a los asistentes que después de nuestra exposición contarán con el material de apoyo. Eso hará que se relajen, que se despreocupen de tomar notas y por lo tanto, nos prestarán más atención.

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