¿Cuántas diapositivas?

Hace poco me enviaron una graciosa infografía sobre el número de diapositivas y la atención de la audiencia. Mucha gente me pregunta cuántas son efectivas. ¿Estará en lo cierto la infografía?

Cuando la gente me pregunta por la cantidad de diapositivas que debería usar, mi respuesta es “depende”. Y a continuación me explayo diciendo que depende del tiempo asignado, del tema y del presentador. He visto tanto buenas como malas presentaciones que no usan ninguna diapositiva, que usan 20 y que usan más de 100. Por eso no recomiendo un número en particular, porque como dije antes, depende. A manera de ejemplo, vean este video de Lawrence Lessig donde presenta con su estilo único.

Como pudieron ver, Lessig nunca mira la pantalla pero su discurso está en perfecta sincronía con la proyección, algo que demanda mucho ensayo y muchas diapositivas. Éstas a veces pecan de una sobrecarga de texto, pero el resultado es vertiginoso y efectivo.

Un ejemplo muy diferente lo aporta Guy Kawasaki, leyenda viviente del marketing tecnológico. A quienes buscan financiación o deben convencer a inversores, él les recomienda su regla 10/20/30 para presentaciones con PowerPoint. En este video, él explica en qué consiste a los 24 minutos (no se olviden de activar los subtítulos).

Conclusiones

Los videos anteriores muestran dos estilos efectivos de presentar pero opuestos en cuanto a número de diapositivas. Esto vendría a demostrar lo relativo de la infografía de más arriba. Mantener la atención no depende exclusivamente del número de diapositivas. En realidad, el número no es importante y preocuparse por ello es distraerse del verdadero problema: conocer a la audiencia y comunicarnos con ella de manera efectiva y memorable.

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Nuevo look de Prezi

Prezi, el innovador software de presentaciones, acaba de modificar su interface. Según proclaman sus desarrolladores, los cambios permiten que editar un prezi sea una experiencia más simple, limpia y divertida.

Los cambios

Lo primero que salta a la vista es la ausencia del característico menú de burbujas, que ahora se ha fusionado con la barra superior en un solo menú. Desde allí se puede agregar contenidos y cambiar el estilo haciendo clic en los coloridos íconos del centro (1). El botón Show también cambió; ahora se llama Present y se mudó arriba a la izquierda.

Desde el menú Settings situado arriba a la izquierda (2) se pueden activar los atajos e incluso, volver a la interfaz clásica. Esta función estará disponible hasta fin de año, lo que indica que es una estrategia para facilitar la transición de los viejos usuarios del programa. Finalmente, en el menú Shapes encontrarán que los muchachos de Prezi han incorporado una biblioteca de más de 200 símbolos. Será cuestión de probar el nuevo desarrollo para ver si cumple las expectativas.

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Acerca del color en las diapositivas (2)

Los diseñadores estamos acostumbrados a no pensar un color en soledad, sino como un elemento que interactúa con otros colores. En este sentido, no podemos hablar de un color “malo” o “bueno” en términos absolutos. En vez de eso, consideramos un color como una parte adecuada o no de una composición. Para definir relaciones de color apropiadas empleamos el círculo cromático.

Relaciones de color básicas

A continuación veremos tres combinaciones básicas de colores extraídas del círculo cromático. No son las únicas posibilidades pero a menudo son suficientes para armar una buena paleta de colores.

1. Monocromática: Es la relación de distintos valores de un mismo tono. No tiene profundidad de color, pero provee contraste por la antinomia claro/oscuro y brinda sensación de armonía.

2. Complementarios: Son los colores opuestos en el círculo. Como son tan diferentes, su relación da un buen contraste aunque a veces sea necesario ajustar el valor para que la combinación no sea tan vibrante.

3. Análogos: Son los colores adyacentes en el círculo y por lo tanto, su relación es fácil de armonizar. Un buen contraste puede ser alcanzado combinando valores claros de un color con los oscuros de otro.

En resumen

Independientemente de estos principios combinatorios, la idea es que el color sirva a un propósito además de aportar belleza. Cuando queremos sumar claridad, crear un clima, destacar algo, enfatizar o llamar la atención, el color es una herramienta muy útil. Como dice Garr Reynolds:

“El color bien usado puede realzar y embellecer, pero el color pobremente usado puede ser peor que ningún color.”

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Si la información no contrasta contra el fondo, no hemos diseñado bien la diapositiva aunque las combinaciones de color sean bonitas. Con la legibilidad como fin y estas relaciones de color como medio, nuestras diapositivas serán efectivas y “lindas”. En próximas entradas veremos paso a paso cómo aplicar estos conceptos y construir nuestras propias paletas cromáticas.

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Acerca del color en las diapositivas (1)

En la información impresa, el color es una variable económica importante: imprimir a cuatro colores suele ser bastante más caro que hacerlo con una sola tinta. Pero cuando proyectamos la información en pantalla, podemos elegir millones de colores gratuitamente. Esta es la buena noticia. La mala es que tantas posibilidades abruman y resultan poco prácticas ¿Cómo podemos simplificar la elección de colores?

Una herramienta para elegir y combinar colores

Vimos que el significado del color depende del contexto. A menudo el color no está en soledad en su contexto y lo habitual es que interactúe con otros colores. El círculo cromático es nuestra herramienta para entender esa interacción, pero para que sea práctico debemos limitar la cantidad de tonos (un tono es el color puro, verdadero). Primero ubicamos equidistantes entre sí a los 3 primarios: el rojo, amarillo y azul. Combinándolos de a pares obtenemos los secundarios, los cuales combinamos con los primarios para obtener los terciarios.

Estos tonos a su vez pueden poseer mayor claridad y oscuridad, o sea, valor. Para mostrar esos valores vamos a agregar dos anillos externos para las sombras (tono+negro) y dos internos para las luces (tono+blanco). Si realizamos cortes, obtendremos una escala de valores con un tono al medio.

Este es un círculo cromático tradicional de 12 tonos y 48 valores (pueden descargar una versión ampliada aquí). Los programas de presentaciones como PowerPoint y Keynote tienen sus propias versiones de este círculo y por eso vale la pena estudiarlo. En la próxima entrada veremos cómo usarlo para combinar colores en nuestras diapositivas.

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El significado del color es contextual

Una preocupación recurrente a la hora de armar las diapositivas suele ser la paleta de colores. Es entendible, ya que pocos elementos visuales llaman más la atención que el color. El color es una herramienta poderosa para comunicar ¿Cómo definir cuáles son los más apropiados para nuestra presentación?

Un cliché

Suele repetirse que los colores poseen significados y asociaciones comúnmente establecidas. Por ejemplo, el rojo es el color del fuego y la sangre por lo que se le asocia al peligro, la guerra, el amor y la pasión. Otro tanto ocurre con el negro (luto, elegancia), el blanco (luz, pureza, virginidad) y así con el resto de los colores.

Sin embargo, estas correspondencias siempre me sonaron a un lugar común y algo arbitrarias. Una corta búsqueda en Internet arrojará resultados dispares en muchos casos, y abiertamente contradictorios en tantos otros. Para mí, el significado de un color es una convención cultural, un acuerdo entre un grupo social para comunicar algo en determinada circunstancia. Para explicarme mejor, déjenme que les muestre un clip de la película Tiempos Modernos con Charles Chaplin.

La gracia de la escena reside justamente en lo convencional del significado de una bandera roja. En la carga de un vehículo significa peligro, pero en las manos de un manifestante identifica a un líder comunista. De igual manera, cuando voy al supermercado, la etiqueta verde en la góndola de limpiadores indica la línea ecológica. Sin embargo, en el mismo supermercado pero en la góndola de lácteos, la etiqueta verde significa bajas calorías. De este modo, un mismo color significa distintas cosas según el contexto en el que se lo aplique.

Entonces ¿qué color elijo?

Cuando preparo mis diapositivas no suelo guiarme por los clichés (verde para la esperanza, azul para la tranquilidad). Es cierto que hay interpretaciones universales y genéricas (la gama del rojo al amarillo se asocia al calor y la de los azules al frío), pero yo prefiero armar mi paleta cromática en función de las fotos que empleo. En próximas entradas veremos algunas formas de hacerlo.

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El pensamiento lateral en las presentaciones

El jueves pasado tuve el gusto de asistir a una conferencia dictada por Ricardo Spaccesi, reconocido asesor externo en temas motivacionales y capacitador de equipos de ventas. El tema en cuestión era el Pensamiento Lateral: Diferenciarse y crecer más allá del contexto.

La conferencia fue rica en conceptos, pero no voy a reseñarlos porque el objetivo de esta entrada es analizar el modo en que fueron presentados. ¿Por qué fue tan amena la conferencia? Yo detecté cinco claves, descontando el carisma del presentador.

1. Actividad en vez de pasividad. El disertante solicitó en un par de ocasiones que saludemos efusivamente a quienes se sentaron cerca. Este ejercicio aportó sorpresa y simpatía, además de romper la monotonía de estar sentados escuchando. Tal como expresa John Medina en su libro Brain Rules, la actividad mejora nuestras habilidades cognitivas.

2. Historias. Ricardo ilustró sus puntos con varias historias, a menudo personales. Como vimos, son un poderoso recurso para hacer que nuestras ideas sean más comprensibles, interesantes y memorables.

3. Pensamiento visual. Para explicar los conceptos, Ricardo empleó diapositivas pero también fibra y pizarra para realizar esquemas simples. En vez de recurrir a elaborados esquemas, dibujó en vivo y así generó más atención y conectó de modo más natural con nosotros.

4. Anzuelos para pescar la atención. Relacionado con los tres recursos anteriores, aproximadamente cada 15 minutos la conferencia cambiaba de ritmo para mantener la atención. Para lograrlo, Ricardo contaba una anécdota, dibujaba, se desplazaba, nos hacía preguntas, etc.

5. Una idea por vez. Cuando hablaba, su discurso estaba en sincronía con lo que proyectaba: en vez de presentar una diapositiva con un listado (matando la expectativa en el acto), hacía aparecer las ideas de a una por vez a medida que las iba explicando.

Conclusiones

Est conferencia sobre pensamiento lateral hubiera sido contradictoria si se hubiera presentado del modo habitual. En lugar de tener un conjunto de oyentes pasivos, aburridos y condenados a dos horas de leer diapositivas, Ricardo nos brindó de manera efectiva unas herramientas creativas para solucionar problemas. La audiencia, agradecida.

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La imagen dentro de la imagen

Desde hace algún tiempo, algunos televisores ofrecen la posibilidad de mostrar un canal a pantalla completa mientras que otro es mostrado en una ventana menor. Esta función se llama Picture in Picture (imagen en imagen) y sirve para hacer zapping sin dejar de ver un determinado programa.

De modo similar, las fotos suelen contener otras fotos. No son tan evidentes como la función de los TV, pero ahí están, escondidas entre los detalles. El truco para revelarlas implica usar dos herramientas: zoom y recorte.

Amplificar para simplificar

La imágenes de un objeto cotidiano suelen llamar poco la atención precisamente porque el objeto es familiar. Sin embargo, una vista bajo el microscopio o una fotografía macro de ese mismo elemento suele revelar detalles desconocidos y generar interés.

Arriba pueden ver un conjunto de fósforos en una escala normal. Son fósforos comunes y corrientes, poco interesantes. Pero haciendo un zoom (siempre que el foco lo permita) y recortando (prueben con la regla de los tercios) la cosa cambia radicalmente.

La foto ahora permite apreciar la textura de la cabeza, las diferentes tonalidades y brillos. El fósforo ahora nos muestra aspectos infrecuentes de su estructura y reclama nuestra atención. Otra consecuencia de esta amplificación y recorte es la eliminación de datos redundantes (varios fósforos).

Como se puede apreciar arriba, un solo fósforo (enfocado y en detalle) es suficiente para comunicar la idea, es más impactante, simplifica la diapositiva y genera espacio en blanco para acomodar el texto de manera clara y legible. Las buenas fotos contienen mucha información que pueden revelar haciendo zoom y recortando. A menudo, los resultados serán sorprendentes.

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Blogs para mejorar como presentadores

Hace pocos años atrás, quien quisiera mejorar como presentadores no contaba con bibliografía específica. Si bien esta realidad cambió gracias al aporte de gente como Garr Reynolds y Nancy Duarte, acceder a sus libros es algo complicado en Argentina. Por suerte, Internet no sabe de fronteras y muchos comparten sus conocimientos en la Red de manera gratuita.

De este modo se supera la desazón de personas como DCSantiago, un lector de este blog que lamentaba no poder asistir a mis cursos por vivir en otro país. Para otros como él he preparado esta lista de blogs que sin dudas nos ayudarán a perfeccionar nuestras presentaciones.

1. Presentation Zen: El blog del gurú mundial de las presentaciones y mi máxima influencia. Su mezcla de Budismo Zen y Diseño es una combinación tan didáctica como entretenida.
Si bien el blog está en inglés, el libro basado en muchas de sus entradas está traducido y su DVD, subtitulado en castellano.

2. Duarte: Blog del estudio de diseño de presentaciones liderado por Nancy Duarte. A diferencia del anterior, su enfoque es menos filosófico y un poco más práctico. También en inglés, aunque su libro slide:ology está traducido.

3. Apollo ideas: A pesar de la intermitencia de sus entradas, visitar el blog de Jeff Brenman (ganador del concurso Slideshare a la mejor presentación del 2007) es absolutamente recomendable. Para quiene busquen más calidad que cantidad.

4. El arte de presentar: Desde hace 4 años, Gonzalo Álvarez Marañón difunde sus conocimientos y experiencias como presentador experto. Gran blog en español.

5. Presentástico: Otro buen blog en nuestra lengua. Carles Caño Valls nos aconseja con muchas ideas y propuestas prácticas. Muy recomendable.

6. Presentable: Más contenido de calidad, actualizado y en español de la mano de Roger Prat.

7. Powerpointninja.com: Brent Dykes comparte su enfoque eminentemente práctico sobre el uso eficiente de PowerPoint. Muchos trucos y consejos para sacarle el jugo al programa y mejorar nuestras proyecciones. En inglés.

8. Office: El blog del equipo de Microsoft sobre PowerPoint con muchos consejos, guías paso por paso, novedades y videos. En inglés.

9. Speakingaboutpresenting: Olivia Mitchell comparte sus consejos de manera amena y didáctica en este sitio. Además permite la descarga gratuita de un documento sobre cómo hacer una presentación efectiva. En inglés.

10. Slideshare: La popular plataforma para compartir presentaciones en la web también tiene su blog con mucha información de utilidad, entrevistas y reflexiones. En inglés.

Este listado, seguramente incompleto, puede enriquecerse. Si conocen algún otro blog, no duden en recomendarlo y compartirlo con todos. Gracias por sus aportes.

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Una visión bien presentada puede cambiar el mundo

Hace pocos meses asistí al discurso del nuevo presidente de cierta empresa. Su objetivo era incentivar a los empleados (de todos los niveles) para que le ayuden a cumplir la misión superadora que había trazado. En otras palabras, quería evangelizar al personal. Guy Kawasaki, ex ejecutivo y evangelizador de Apple, lo explica de la siguiente manera:

“Cuando usted evangeliza gente, ésta se apasiona, lleva la antorcha por usted, comparte los latidos de su corazón y lo defiende de sus enemigos.”

 

En general, todos queremos ser parte de algo más grande que nosotros mismos y sentirnos motivados por una causa. Pero para eso es necesario que nos presenten una visión, no una misión. Una visión es una imagen de un mundo que es mejor gracias a la idea del presentador. La misión en cambio, suele ser puro palabrerío mercadotécnico. La misión del presidente de este ejemplo, en una parte (es más larga aún) dice lo siguiente:

“Y hacerlo integrando las capacidades humanas
de su personal a los recursos materiales, econó-
micos-financieros y tecnológicos, mediante pro-
cesos, normas y procedimientos elaborados y
ejecutados competentemente, con la finalidad de
obtener utilidades para sostener e incrementar
su actividad principal.”

La mayoría de las misiones suenan parecidas a ésta. Están condenadas al olvido porque no cumplen con ninguno de los principios que los hermanos Heath establecieron para las ideas pegadizas: no son simples, inesperadas, concretas, emocionales, creíbles ni contienen una historia. Sólo tienen sentido para quienes la redactan (aunque ni ellos pueden recordarlas palabra por palabra) y son otro ejemplo de la Maldición del conocimiento.

Visiones, no misiones

Carmine Gallo, en su libro Los secretos de Steve Jobs, cuenta que cuando los creadores de Google solicitaron financiamiento a Sequoia Capital, los inversionistas les preguntaron sobre su visión del buscador. Los solicitantes respondieron que su intención era “Dar acceso a toda la información mundial con un clic”. Diez palabras para una misión audaz, comprensible, específica y fundamentalmente, breve. Casi como un tweet moderno.

En mi opinión, en una presentación es preferible expresar la visión y no la misión. Una visión bien formulada es inspiradora, nos pone a soñar y convierte en apóstoles de la organización a sus empleados, inversionistas y clientes. Y si pasa el test del ascensor y está expresada como un mensaje de Twitter, mejor todavía.

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Presentaciones y programas de cocina

Una tarde estaba haciendo zapping y me detuve en un canal de cocina, en un programa de Francis Mallman que lo mostraba cocinando en los increíbles paisajes patagónicos. Esta introducción parece totalmente desvinculada de las presentaciones, pero si lo pensamos bien es un tipo particular de presentación: aquella en la que se demuestra un proceso o el funcionamiento de un producto.

Demostrar requiere coraje

Una demo tiene un grado extra de dificultad porque agrega cierta incertidumbre. Implica confiar en que tanto la tecnología, los elementos que utilicemos y la operación que hagamos con ellos, no fallen. Si hasta Steve Jobs, un maestro de las demostraciones, tuvo sus tragos amargos como pueden ver en este video.

Así es, nada es perfecto pero mostrar de manera práctica cómo funciona algo es una herramienta poderosísima que potencia el recuerdo y convencimiento de la audiencia. Sencillamente, temer al desperfecto es una pobre razón para no incluir demos en nuestras presentaciones.

Abramos el paraguas

Es cierto que las cosas pueden salir mal aún después de muchos ensayos. Otras veces, el tiempo que nos asignan es insuficiente para mostrar todo el proceso. Para prepararnos para ambas contingencias les propongo volver al principio de esta entrada. ¿Cómo lo hacen los programas de cocina? En ellos es común comenzar a procesar los ingredientes en cámara, pero como esperar una hora de horneado es imposible, lo que hacen es sacar otra preparación ya cocinada y continuar con el proceso.

Nosotros podemos aplicar el mismo principio en nuestras presentaciones. Tanto para prevenir fallas como para ahorrar tiempo, contar con un segundo proceso ya avanzado puede ser de gran ayuda. Sumado al ensayo, nos brindará más confianza para evitar la tentación de eliminar de nuestras presentaciones una herramienta que podría hacerlas inolvidables: las demostraciones.

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